Software de órdenes de trabajo para custodia de vehículos de lujo

Un garaje dedicado a la custodia de vehículos de alta gama recibe y entrega coches cuyo valor exige dejar constancia de cada detalle: en qué estado llegan, con cuántos kilómetros y con qué nivel de combustible. Ese registro se hacía en papel. Construimos una aplicación web a medida, pensada para usarse en tablet en el propio mostrador, que digitaliza la recepción y la entrega de principio a fin.

El punto de partida

En la custodia de coches de lujo, la documentación no es un trámite: es la garantía que protege al cliente y al garaje ante cualquier discrepancia. Antes del proyecto, el proceso tenía varios puntos débiles:

• Las hojas de recepción y entrega se rellenaban a mano y se archivaban en papel.
• Comparar kilometraje y combustible entre entrada y salida exigía localizar el documento original.
• El cliente no recibía una copia inmediata y ordenada de lo que había firmado.
• No existía un histórico consultable por cliente ni por vehículo.

Qué necesitábamos resolver

1. Registrar cada entrada y salida desde una tablet, en menos pasos que con papel.
2. Recoger la firma del cliente en el momento y vincularla a la orden.
3. Entregar al cliente un justificante profesional sin intervención manual.
4. Archivar toda la documentación de forma ordenada y recuperable.
5. Dar al equipo una visión clara de qué vehículos están dentro y en qué estado.

La solución que construimos

Recepción del vehículo

Cuando llega un coche, el personal abre una nueva orden desde la tablet. Si el cliente o el vehículo ya existen, sus datos se autocompletan a partir del documento de identidad o de la matrícula. Se registran el kilometraje, el nivel de combustible, los servicios solicitados (custodia, lavado, revisión de niveles, entre otros), el estado del vehículo y los objetos que quedan en su interior. El cliente firma con el dedo en la pantalla.

Al confirmar la recepción, el sistema:

• genera un PDF con todos los datos y la firma,
• lo envía por email al cliente, con copia al garaje,
• y lo archiva automáticamente en la nube, organizado por año y mes.

Entrega del vehículo

Para devolver un coche basta con buscarlo por matrícula o por número de orden. La pantalla muestra el resumen de la recepción y el personal introduce el kilometraje y el combustible de salida. Si el kilometraje no cuadra con el de entrada, el sistema lo advierte antes de continuar.

Tras la firma de conformidad, se genera un PDF de entrega que presenta los datos de entrada y salida lado a lado, calcula la diferencia de kilómetros e incluye ambas firmas. El documento llega al cliente por email en el mismo momento, igual que en la recepción.

Panel de gestión y fichas

El panel principal muestra en tiempo real las órdenes pendientes, en curso y completadas, con filtros por estado y búsqueda por matrícula, cliente o número de orden. Cada cliente y cada vehículo dispone de su propia ficha con:

• histórico completo de órdenes,
• servicios más utilizados,
• evolución del kilometraje entre visitas,
• y registro de los emails enviados.

Desde cualquier orden se puede descargar o imprimir el PDF, o reenviar el email con el documento regenerado. Toda la interfaz está diseñada para uso táctil, con botones grandes y navegación simplificada.

Integraciones

El archivo documental, PDFs y firmas, se almacena en Google Drive con una estructura de carpetas que se crea sola. Los emails transaccionales salen por Resend, y cada envío queda registrado para mantener la trazabilidad de qué documento recibió cada cliente y cuándo.

Stack tecnológico

• Next.js: aplicación web optimizada para tablet y uso táctil.
• Supabase: base de datos PostgreSQL y autenticación del personal.
• Google Drive API: archivo centralizado de PDFs y firmas.
• Resend: envío automático de emails con el PDF adjunto.
• React PDF: generación de los justificantes de recepción y entrega.

Resultados

El garaje ha sustituido el papel por un flujo digital completo en el mostrador. Cada movimiento de un vehículo queda documentado, firmado y en manos del cliente en el mismo momento en que se produce.

• Recepción y entrega sin papel, firmadas directamente en tablet.
• PDF firmado enviado al cliente en cada entrada y cada salida.
• Kilometraje y combustible registrados y comparados en cada movimiento.
• Histórico completo consultable por cliente y por vehículo.
• Archivo documental ordenado automáticamente por fecha.

Aplicable a otros proyectos

El mismo esquema (orden de trabajo, firma en tablet, justificante automático e histórico por activo) encaja en cualquier negocio que recibe y devuelve bienes de valor: talleres, concesionarios, parkings, empresas de alquiler o servicios técnicos de mantenimiento. Si tu empresa sigue documentando entradas y salidas en papel, podemos analizar tu caso y ver qué parte de este sistema te encaja.