Automatización de informes laborales para un centro multidisciplinar de salud

Un centro multidisciplinar que ofrece psicología, terapia ocupacional, logopedia y fisioterapia cuenta con un equipo de profesionales con horarios muy distintos entre sí. Cada mes, la dirección necesitaba un informe laboral por empleado que reflejara con exactitud las horas trabajadas, el cumplimiento de la normativa y cómo se había repartido el tiempo entre la atención a pacientes y el resto de tareas. Ese informe se elaboraba a mano. Construimos un sistema de automatización que cruza todas las fuentes de datos, valida los resultados y entrega el informe terminado en el expediente de cada profesional.

El punto de partida

La información necesaria existía, pero estaba repartida entre varias herramientas que no se hablaban entre sí:

• Los fichajes de entrada y salida se registraban en Factorial.
• Las horas dedicadas a cada tipo de actuación se reportaban en MnProgram, el software de gestión clínica del centro.
• Los horarios contractuales eran irregulares y variaban de un profesional a otro, con festivos y vacaciones que cambiaban cada mes.

Calcular las horas exigibles de cada persona, compararlas con lo fichado y con lo reportado, y revisar después que se respetaban los límites legales de jornada consumía muchas horas de gestión cada mes. Además, un error en un documento con implicaciones laborales podía tener consecuencias para el centro y para el trabajador.

Qué necesitábamos resolver

1. Calcular automáticamente las horas exigibles de cada empleado según su horario, festivos y vacaciones.
2. Obtener los fichajes directamente de Factorial, sin exportaciones manuales.
3. Cruzar horas exigibles, fichadas y reportadas para detectar cualquier discrepancia.
4. Verificar el cumplimiento de la normativa laboral en cada jornada.
5. Controlar el reparto del tiempo entre atención directa, trabajo indirecto y gestión según el rol de cada profesional.
6. Entregar un informe claro por empleado y archivarlo en su expediente.

La solución que construimos

Configuración de horarios y cálculo de horas exigibles

El horario semanal de cada profesional, junto con los festivos y las vacaciones del mes, se mantiene en una hoja de Google Sheets que el propio equipo de gestión puede actualizar. A partir de ahí, el sistema calcula las horas que cada persona debía trabajar en el periodo, por irregular que sea su jornada.

Cruce de las tres fuentes de datos

El flujo, orquestado con n8n, se conecta a la API de Factorial para extraer los fichajes del mes e incorpora el exportado de MnProgram con las horas reportadas por cada profesional. Con los tres datos sobre la mesa, el sistema compara:

• horas exigibles frente a horas fichadas,
• horas fichadas frente a horas reportadas en el software clínico,
• y registra cada discrepancia detectada entre las tres fuentes.

Validación laboral y análisis de la actividad

Un subagente de IA revisa los fichajes día a día para comprobar que se respetan los límites de jornada continuada, de jornada diaria y de descanso mínimo entre jornadas. En paralelo, clasifica las horas reportadas por tipo de actuación (atención directa, trabajo indirecto y gestión), calcula los porcentajes y los compara con los umbrales definidos para cada rol, como terapeutas o coordinadores. Cualquier infracción o desviación queda marcada para que la dirección la vea de un vistazo.

Generación y archivo del informe

Con todos los datos procesados, el sistema genera un informe PDF por empleado a partir de una plantilla corporativa, con el resumen de horas, las discrepancias, el análisis de actividad y las alertas de cumplimiento. El documento queda disponible para su descarga y se archiva automáticamente en el expediente de cada profesional.

Stack tecnológico

• n8n: orquestación de todo el flujo de automatización, autohospedado en servidor propio.
• OpenAI: modelo de lenguaje para el análisis de cumplimiento y la clasificación de actividad.
• Factorial API: extracción automática de los fichajes.
• Google Sheets: configuración de horarios, festivos y vacaciones.
• PDFMonkey: generación de los informes con plantilla corporativa.
• Google Drive: archivo de los informes en el expediente de cada empleado.

Resultados

El informe laboral mensual ha dejado de ser una tarea manual de varias horas para convertirse en un proceso automático y fiable. La dirección recibe datos verificados y puede centrarse en actuar sobre las desviaciones en lugar de buscarlas.

• Informe laboral mensual de cada empleado generado automáticamente.
• Cruce de fichajes, horas clínicas y horas exigibles sin hojas de cálculo manuales.
• Discrepancias e incumplimientos de jornada señalados de forma automática.
• Control del reparto entre atención directa, trabajo indirecto y gestión según el rol.
• Expediente de cada profesional actualizado sin intervención manual.

Aplicable a otros proyectos

El mismo esquema (conectar el sistema de fichaje con el software de gestión, validar la normativa y generar informes por empleado) encaja en clínicas, centros de fisioterapia, residencias, academias o cualquier empresa con horarios irregulares y obligaciones de registro de jornada. Si tu equipo sigue cruzando datos de personal a mano cada mes, podemos analizar tu caso y ver qué parte de este sistema te encaja.