Agente IA en WhatsApp y teléfono para una empresa de reformas

Una empresa de reformas de cocinas, baños y viviendas integrales gestionaba todas sus consultas entrantes por WhatsApp y por teléfono. El reto era dedicar menos tiempo a la atención inicial y más a las obras con posibilidades reales, sin tocar un proceso comercial que ya funcionaba. Diseñamos un sistema de agentes IA que atiende ambos canales a cualquier hora, cualifica cada solicitud y deja al equipo lo que necesita criterio humano.

El punto de partida

En reformas, la primera conversación con un cliente potencial se repite casi siempre: qué servicios se hacen, en qué zonas se trabaja, cuánto tarda una obra y cuánto cuesta aproximadamente el metro cuadrado. Responder bien lleva tiempo, y no todas las consultas acaban en obra.

Antes del proyecto, el equipo:

• Respondía a mano las mismas preguntas frecuentes, por WhatsApp y por teléfono.

• Recogía uno a uno los datos de cada obra (dirección, alcance, superficie, fechas) antes de valorar si merecía una visita.

• No tenía cobertura fuera del horario laboral.

• Trabajaba con las conversaciones repartidas entre canales, sin una bandeja común.

El cliente ya tenía un embudo definido: una visita técnica de pago previa al presupuesto, que se descuenta si la obra se contrata. La automatización tenía que reforzar ese modelo, no sustituirlo.

Qué necesitábamos resolver

1. Responder al instante y con información consistente, las 24 horas.

2. Cualificar cada prospecto con los datos mínimos antes de que llegue al equipo.

3. Llevar a los prospectos interesados hasta la solicitud y el pago de la visita técnica.

4. Derivar a una persona los casos que requieren criterio: obras grandes, urgencias o dudas sobre el contrato.

5. Centralizar conversaciones y leads para que ningún contacto se pierda.

La solución que construimos

Agente IA en WhatsApp

Es la puerta de entrada principal. Funciona sobre un número de WhatsApp dedicado y entiende mensajes de texto, audios e imágenes. Lo primero que hace es detectar la intención del mensaje: información general, precios orientativos, solicitud de visita o postventa.

A partir de ahí:

• Responde las preguntas frecuentes con la documentación del propio cliente: servicios, zonas, plazos estimados y condiciones de contrato.

• Guía la cualificación del prospecto: nombre, dirección de la obra, alcance (cocina, baño o reforma integral), metros cuadrados aproximados y rango de fechas.

• Comparte los precios orientativos por m² con los textos que definió el cliente, sin improvisar cifras.

• Explica las condiciones de la visita técnica y lleva al prospecto al flujo de pago y reserva.

• Confirma la visita y la registra automáticamente en el CRM.

Asistente de llamadas

Muchos clientes de reformas siguen prefiriendo llamar. El asistente de voz atiende cada llamada entrante con un comportamiento distinto según el horario:

• En horario laboral: saluda, resuelve dudas básicas y transfiere la llamada a la persona designada cuando hace falta.

• Fuera de horario: informa, recoge el mensaje y los datos del contacto.

En ambos casos, el equipo recibe un resumen de la llamada por email y por el canal interno, listo para actuar.

Base de conocimiento propia

Contratos, políticas de cobro, precios orientativos y preguntas frecuentes se cargaron en una base de datos vectorial. El agente consulta esa base mediante búsqueda semántica antes de responder. Así, todas las respuestas salen de la misma fuente y las condiciones son coherentes en cada conversación.

Bandeja unificada, CRM y traspaso a humano

Todas las conversaciones llegan a una bandeja unificada, donde el equipo ve el historial completo, incluidos los adjuntos. Cada nuevo lead se da de alta en el CRM mediante API.

El traspaso a humano está resuelto de dos formas:

• Automática, cuando la conversación cumple los criterios definidos por el cliente: obras de gran superficie, urgencias o dudas contractuales.

• Manual, mediante etiquetas que activan o desactivan la IA en cada conversación. El cliente puede pedir hablar con una persona en cualquier momento.

Stack tecnológico

• n8n — orquestación de los flujos y de todas las integraciones.

• OpenAI — modelo de lenguaje del agente.

• WhatsApp Cloud API — canal de WhatsApp con número dedicado.

• Vapi — agente de voz para las llamadas entrantes.

• Supabase (pgvector) — base de conocimiento con búsqueda semántica.

• Chatwoot — bandeja unificada de conversaciones y traspaso a humano.

Resultados

El sistema está en producción y cubre de principio a fin la atención inicial, desde el primer mensaje o llamada hasta la visita técnica confirmada. El equipo recibe los prospectos ya cualificados y dedica su tiempo a las conversaciones que necesitan criterio.

• Atención 24/7 en WhatsApp y teléfono, también fuera de horario.

• Prospectos cualificados con los datos de la obra antes del primer contacto humano.

• Solicitud y pago de la visita técnica desde el propio chat.

• Leads y visitas registrados automáticamente en el CRM.

• Todas las conversaciones de ambos canales en una única bandeja.

Aplicable a otras empresas de reformas

El patrón es trasladable a cualquier empresa de reformas, interiorismo o instalaciones que reciba muchas consultas iniciales y necesite filtrarlas antes de desplazarse a una obra. La clave está en adaptar el agente al embudo que ya funciona, no en cambiarlo.

Si tu empresa tiene un proceso parecido, cuéntanoslo y analizamos juntos cómo aplicarlo. Puedes ver más sobre cómo trabajamos en nuestra agencia de IA.